トヨタカローラ山形株式会社

プライバシーポリシー

個人情報の保護に関する基本方針

2023年2月24日

はじめに

トヨタカローラ山形株式会社(以下当社という)がお客様に商品・サービスを提供するにあたり、お客様へのサービス・商品の品質向上およびお客様のご便宜をはかるために、個人情報をご提供頂く場合がございます。当社は、お客様の個人情報保護の重要性を深く認識し、お客様の個人情報保護なくして、お客様との健全なコミュニケーションに基づく、最適な商品・サービスの提供はありえないと考えております。そこで当社の個人情報保護に向けての全社的な取り組みの基本方針を定め、プライバシーポリシーとしてお客様のご理解を頂くためにここに公開いたします。

1.個人情報とは

お客様の個人情報とは、お客様に関する情報であって、特定のお客様を識別できる情報をいいます。また、他の情報とあわせ特定のお客様を識別できる情報も個人情報といたします。店頭でお名前等をご記入いただいたアンケート、ご購入手続きの際に記入して頂いた各種の書類などに記載された情報がこれにあたります。

2.個人情報の収集について

当社では、お客様から個人情報を収集するときは、その目的をパンフレットやホームページ上において明示します。また、直接お客様に個人情報をご記入頂く際には、その場において改めて、収集目的を明確にいたします。お客様にお知らせした収集目的の範囲を超えて個人情報を利用することはありません。お客様は、お客様の自由な判断でこの同意を拒むことができます。

3.個人情報の利用

1）収集させて頂いたお客様の個人情報は、以下の目的またはその他正当な目的でのみ利用いたします。

①お客様とのお取引上の責任を果たすこと。

②当社より

a）定期点検、車検、保険満期のご案内などを提供するために、郵便、電話、eメールなどの方法によりお客様にご案内すること。

b）自動車、保険、携帯電話、その他当社において取り扱う商品・サービス等あるいは、各種イベント・キャンペーンなどの開催について、宣伝印刷物の送付、eメールの送信などの方法によりお客様にご案内すること。

c）商品開発等あるいは、お客様満足度向上策など検討のため、お客様にアンケート調査を実施すること。

2）お客様は、前項②b）,c）のご案内・アンケート調査の実施の中止をご要望される場合は、当社にその旨お申し出頂くことができます。(下記10.「お客様相談室」へご連絡下さい。)

4.個人データの管理（安全管理措置）

当社は、個人情報保護法および関連法令・ガイドライン等を遵守し、お客様の個人データを取り扱います。また、組織的、物理的及び技術的な安全管理措置を適切に講じます。また、個人情報を取り扱う役員及び従業員等に対して、個人情報保護のための教育・啓発活動に努める等、人的な安全管理措置を適切に講じてまいります。万が一、問題等が発生した場合は、速やかに適当な是正対策を行います。

当社は、個人データの安全管理措置に関する社内規程を別途定めており、その具体的内容は主として以下のとおりです。安全管理措置に関するご質問については、下記10.の「お客様相談室」までご連絡下さい。

1）基本方針の整備

個人情報の適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問および苦情窓口」等について本基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。

2）個人データの安全管理に係る取扱い規程の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等についての規程を整備し、必要に応じて見直しています。

3）組織的安全管理措置

・個人データの管理責任者等の設置

・就業規則等における安全管理措置の整備

・個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用

・個人データの取扱状況を確認できる手段の整備

・個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施

・漏えい等事案に対応する体制の整備

4）人的安全管理措置

・従業員との個人データの非開示契約等の締結

・従業員の役割・責任等の明確化

・従業員への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練

・従業員による個人データ管理手続の遵守状況の確認

5）物理的安全管理措置

・個人データの取扱区域等の管理

・機器及び電子媒体等の盗難等の防止

・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止

・個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄

6）技術的安全管理措置

・個人データの利用者の識別及び認証

・個人データの管理区分の設定及びアクセス制御

・個人データへのアクセス権限の管理

・個人データの漏えい・毀損等防止策

・個人データへのアクセスの記録及び分析

・個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析

・個人データを取り扱う情報システムの監視及び監査

7）委託先の監督

個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。

8）外的環境の把握

個人データを取り扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。

5.個人データの第三者への提供

1）当社では、次の場合を除いて、個人データを第三者に提供することはありません。但し、当社が業務委託先に、委託業務に必要な範囲内で個人データを預ける場合は、この限りではありません。

①お客様が同意されている場合

②トヨタ自動車株式会社、及びトヨタ自動車株式会社と情報提供契約を締結した者、並びにフォルクスワーゲングループジャパン株式会社、及びフォルクスワーゲングループジャパン株式会社と情報提供契約した者に口頭、書面、または電子媒体にて提供する場合。なお、提供先の利用目的は、以下の通りです。

③法令により必要と判断される場合。

④お客様または公共の利益のために必要であると考えられる場合。

⑤その他正当な理由のある場合。

また、個人データを第三者に提供した時、あるいは第三者から取得した時、提供・取得経緯等の確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管します。

2)　お客様は、前項①②の第三者への提供の中止を希望される場合は、当社にその旨お申し出頂くことができます。(「10.お客様からの問い合わせ」内の「お客様相談室」へご連絡下さい。)

3)　お客様が自動車代金等の支払を怠るなど車両注文書売買契約約定第8条あるいはこれに相当する条項に違反した場合は、当社及び社団法人自動車販売店協会連合会の当社が加盟する支部に加盟する会社間で、与信判断及び契約後のお取引の参考資料として共同利用する事があります。共同利用する情報は、住所・氏名・生年月日・電話番号・勤務先及び当該契約の契約日・商品名・契約額・支払回数・契約残高・月々の支払金額などに限定します。

6.センシティブ情報の取扱い

当社は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報等を言います）並びに労働組合への加盟、門地及び本籍地、保健医療及び性生活に関する情報（「センシティブ情報」と言います）を、個人情報保護法その他の法令、ガイドラインに規定する場合を除くほか、取得、利用または第三者への提供をいたしません。

7.個人情報保護の体制

当社では、個人情報保護を全社として取り組むために、個人情報保護推進委員会を設けています。この委員会のもとに個人情報保護の責任者を選任し、社内の全部署における個人情報保護を徹底し、社員の個人情報保護教育をすすめ、お客様からのご意見をうけたまわる体制を整えています。

8.セキュリティ

当社は、個人情報がお客様からお預かりしている情報と理解し、その安全を期することが責務と認識し、適切な管理を実施いたします。

9.ホームページからの個人情報の収集

■暗号化: 当社が開設しているホームページから個人情報を収集するときは、暗号化システム（SSL）を用い

てお客様の個人情報を安全に送信していただくことができます。

■cookie: cookieは、お客様のコンピューターとウェブサイトの間でやり取りする小さな情報ファイルです。当社では、ホームページを使いやすいものにするためや個々のお客様に最適な情報を提供するためにcookieを用いることがあります。お客様が使用しているコンピューターのブラウザソフトの設定でcookieの受取りを拒否したり、cookie警告を発することができます。

■リンク: 当社がリンクしているホームページには、関連他社が運用するものがあります。それらについては、このプライバシーポリシーの適用はありません。

10.お客様からの問い合わせ

お客様は当社が保有するご自分の個人情報について当社に開示を要求することができます。

またその結果、必要な場合は修正を請求することができます。

そのほか個人情報に関する問い合わせや苦情・相談を申し付けることができます。

当社は、これらを受けた場合は合理的な範囲内で適切に対応させて頂きます。

また、そのためにお客様からの個人情報の照会・修正等または問い合わせや苦情・相談の専用対応窓口を開設しています。

専用対応窓口電話番号

0120-498-552 「お客様相談室」

11.法令などの遵守と改善

当社は個人情報保護のための関連法令及びその他の規範を誠実に遵守いたします。

当社は、個人情報保護方針及び個人情報保護に関する社内規程を常に見直して、個人情報の取扱い、及び管理を改善してまいります。

【社名】　　　トヨタカローラ山形株式会社

【所在地】　　山形県山形市南一番町１－１５

【代表者名】　代表取締役社長　鈴木　肇子　

【電話番号】　0120-498-552

【受付時間】　9:30-18:00

【公式サイト】https://www.tc-ymt.jp/